2001年6月，正是南方的梅雨季節(jié)，在東陽(yáng)中天高級(jí)中學(xué)校園里，一場(chǎng)由中天建設(shè)集團(tuán)組織的新人分配大會(huì)正在火熱進(jìn)行中，這一天，也對(duì)王海英有著特殊的意義，她二十年的中天生涯，正是從這里翻開(kāi)第一頁(yè)。
王海英是陜西人，因此集團(tuán)在分配時(shí)特意讓她到西安工作，對(duì)此，她內(nèi)心一直充滿感激。作為新中天人，王海英從西安交大工程訓(xùn)練中心項(xiàng)目的資料員起步，歷經(jīng)西安地理信息大廈項(xiàng)目、西安亞美大廈項(xiàng)目、成都恩威玲瓏南域項(xiàng)目歷練，用五年時(shí)間成長(zhǎng)為一名出色的預(yù)算員。2015年，王海英被調(diào)入西北集團(tuán)市場(chǎng)經(jīng)營(yíng)部，擔(dān)任合同管理專員一職。
王海英說(shuō)，自己有幸見(jiàn)證了西北集團(tuán)年產(chǎn)值從億元到百億的輝煌歷程。她清楚地記得自任職以來(lái)，累計(jì)簽訂施工合同485項(xiàng)，備案合同663項(xiàng)，補(bǔ)充協(xié)議1137項(xiàng)，總金額近千億元，這讓她覺(jué)得非常驕傲和自豪。
提質(zhì)提效
優(yōu)化合同文件管理制度
對(duì)建筑企業(yè)而言，合同是業(yè)務(wù)最基本最直觀的反映途徑，準(zhǔn)確的合同信息能為領(lǐng)導(dǎo)及同事提供重要的決策依據(jù)。但是合同檔案管理工作細(xì)碎且龐雜，這也意味著想要高質(zhì)、高效的完成這項(xiàng)工作，必須從平時(shí)的一點(diǎn)一滴做起。
王海英在工作中發(fā)現(xiàn)，在合同檔案管理中，一直存在一個(gè)痛點(diǎn)，那就是合同文件歸檔不及時(shí)，這既有甲方的客觀因素，也存在登記散亂、經(jīng)辦人員變動(dòng)、項(xiàng)目部不重視等原因。針對(duì)這個(gè)痛點(diǎn)，她發(fā)揮自己的優(yōu)勢(shì)，把合同文件領(lǐng)取記錄表由原來(lái)按自然發(fā)生次序登記，調(diào)整為以項(xiàng)目經(jīng)理為單位登記，重新設(shè)計(jì)了合同文件領(lǐng)取記錄表；同時(shí)明確告知項(xiàng)目總經(jīng)理部，合同文件的領(lǐng)取人員必須固定，不得代領(lǐng)，將責(zé)任落實(shí)到人，并對(duì)項(xiàng)目經(jīng)理部相關(guān)人員進(jìn)行宣貫，告知合同文件及時(shí)返的重要性，不斷加強(qiáng)相關(guān)人員認(rèn)知。
通過(guò)一系列的優(yōu)化調(diào)整，僅2021年，西北集團(tuán)的合同返還率就超過(guò)95%，獲得了集團(tuán)領(lǐng)導(dǎo)的高度評(píng)價(jià)。
追本溯源
完善合同檔案檢索信息
為了更準(zhǔn)確地體現(xiàn)合同信息、直觀地反映業(yè)務(wù)承接情況，王海英還對(duì)西北集團(tuán)業(yè)務(wù)承接原始數(shù)據(jù)臺(tái)賬進(jìn)行了改進(jìn)完善，重點(diǎn)增加了工程款支付及調(diào)差條款，對(duì)補(bǔ)充協(xié)議進(jìn)行分類，建立履約擔(dān)保監(jiān)督臺(tái)賬，建立業(yè)務(wù)承接情況分析表等。在她的努力下，西北集團(tuán)業(yè)務(wù)承接原始數(shù)據(jù)臺(tái)賬累計(jì)錄入項(xiàng)目信息就超過(guò)2600條，不僅成為了合同管理以及業(yè)務(wù)承接分析工作的核心工具，并且成為了西北集團(tuán)所有項(xiàng)目基礎(chǔ)數(shù)據(jù)的來(lái)源，王海英也被評(píng)為西北集團(tuán)優(yōu)秀員工。
認(rèn)真細(xì)心
審查合同細(xì)節(jié)避免風(fēng)險(xiǎn)
許多人面對(duì)日復(fù)一日的工作內(nèi)容，難免會(huì)產(chǎn)生懈怠心理。但在王海英眼中，這是非常不負(fù)責(zé)的行為。
王海英深知，合同洽商是合同管理工作中最重要的環(huán)節(jié)。每次合同初稿拿到手，她第一時(shí)間與招標(biāo)文件進(jìn)行核對(duì)，對(duì)比同類型、同業(yè)主的合同條款，做好合同摘要，結(jié)合投標(biāo)答疑梳理出合同風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)，同時(shí)跟評(píng)審組領(lǐng)導(dǎo)、項(xiàng)目經(jīng)理及商務(wù)經(jīng)理充分溝通，制訂洽商策略。
2019年，西北集團(tuán)承接了廣大門(mén)村安置房項(xiàng)目，合同初稿中有一個(gè)硬性要求，即合同簽訂后15日內(nèi)提供履約保證金2000萬(wàn)元，主體結(jié)構(gòu)施工至正負(fù)零退還一半，主體全部達(dá)到十五層退還剩余履約保證金。
面對(duì)這樣的苛刻條件，王海英考慮到樁基為甲指分包工程，在合同簽訂時(shí)還不具備施工條件，存在履約保證金被無(wú)償占用的不利因素，經(jīng)過(guò)據(jù)理力爭(zhēng)，在集團(tuán)的支持下，最終與甲方洽商修訂了一個(gè)合理的結(jié)果。
優(yōu)化提升
優(yōu)化細(xì)分提高工作質(zhì)量
在他人眼中，王海英向來(lái)都嚴(yán)格按規(guī)章制度辦事，但是她并沒(méi)有一味地按部就班去工作，她認(rèn)為，合同管理也要舉一反三，汲取先進(jìn)經(jīng)驗(yàn)，通過(guò)不斷的優(yōu)化細(xì)分，歸納總結(jié)，才能提高工作質(zhì)量和效率。
在王海英的主導(dǎo)下，西北集團(tuán)的合同交底表格被合理分組成工程概況表、合同工期細(xì)化表、工期和質(zhì)量要求表、合同價(jià)款調(diào)整表、工程進(jìn)度款支付表、結(jié)算工作表這六大分表，在表上將各個(gè)部門(mén)所關(guān)心的問(wèn)題分類說(shuō)明，更清晰地讓現(xiàn)場(chǎng)人員快速熟悉合同，掌握自身崗位應(yīng)注意的合同約定，為項(xiàng)目能更好的履約奠定基礎(chǔ)。
此外，王海英要求部門(mén)同仁在日常工作中建立合同條款收集表格，收集合同中對(duì)集團(tuán)有利和風(fēng)險(xiǎn)條款，以便借鑒，同時(shí)識(shí)別風(fēng)險(xiǎn)并提出調(diào)整意見(jiàn)。通過(guò)歸納、總結(jié)，形成合同主要條款范本描述，起草新承接項(xiàng)目時(shí)可以直接引用。她以陜西省和住建部的制式合同為基礎(chǔ)，編制了西北集團(tuán)備案合同范本，對(duì)應(yīng)項(xiàng)目可以直接套用，達(dá)到節(jié)約時(shí)間、提高效率、風(fēng)險(xiǎn)可控的目的。
西北集團(tuán)房建總包資質(zhì) “壹升特”是王海英職業(yè)生涯中最難忘的一件事。當(dāng)時(shí)，她負(fù)責(zé)提供符合申報(bào)要求的業(yè)績(jī)，再將這些業(yè)績(jī)仔細(xì)推敲，搜集支撐資料，力求資料盡善盡美。同時(shí)，她還要協(xié)助其他同事進(jìn)行線上申報(bào)，反復(fù)檢查打印資料時(shí)，仔細(xì)標(biāo)記每一個(gè)蓋章位置，直到最后完成送審。當(dāng)中天西北集團(tuán)房建特級(jí)資質(zhì)獲批的捷報(bào)傳來(lái)時(shí)，王海英激動(dòng)不已。
王海英說(shuō)，是中天大家庭教會(huì)了自己始終堅(jiān)信要有一顆赤誠(chéng)的愛(ài)崗敬業(yè)之心，并且要具備極高的執(zhí)行力，不斷總結(jié)經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)，形成標(biāo)準(zhǔn)化動(dòng)作，再用標(biāo)準(zhǔn)化來(lái)指導(dǎo)自己的日常工作，這樣才能在工作中形成良性循環(huán)，更好地發(fā)揮出自己的能動(dòng)性和積極性，每時(shí)每刻站好合同管理這班崗。